2.1 ข้อมูล
ข้อมูล (Data)
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่แสดงถึงลักษณะ สถานะหรือเหตุการณ์ต่างๆ โดยอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมในการใช้สื่อสาร แปลความหมายและประมวลผล ซึ่งอาจทำด้วยคนหรือคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างลักษณะของข้อมูล เช่น ตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ อีเมล สี สัญลักษณ์ รูปทรง อุณหภูมิ ตัวโน้ต และเสียง
สารสนเทศ (Information)
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลได้เป็นสารสนเทศที่มีความถูกต้อง ทันต่อสถานการณ์ที่สนใจ มีความน่าเชื่อถือ มีความหมาย มีคุณค่า และเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้
กระประมวลผลสารสนเทศ (Information processing)
การประมวลผลสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการต่าง ๆ กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมาย เช่น การรวบรวมข้อมูล การคำนวณ การค้นคืน การแสดงผล การสำเนาข้อมูล
2.1.1 ชนิดของข้อมูลแบ่งตามแหล่งที่มาของข้อมูล
ข้อมูลที่แบ่งตามแหล่งที่มา มี 2 ชนิด คือ
1) ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data)
ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งข้อมูลขั้นต้นที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนที่ได้มาจากการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง ข้อมูลสินค้าที่ได้จากการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด ข้อมูลบัตรเอทีเอ็มที่ได้จากการอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ
2) ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data)
ข้อมูลทุติยภูมิ คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้ว โดยมีผู้หนึ่งผู้ใด หรือหน่วยงานได้ทำการเก็บรวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลสำมะโนประชากร สามารถอ้างอิงได้จากสำนักงานสถิติแห่งชาติ ข้อมูลปริมาณน้ำฝนจากกรมชลประธาน ข้อมูลทางสถิติต่าง ๆ ที่มีการบันทึกไว้แล้ว ข้อมูลจากรายงานการวิจัย และบันทึกการนิเทศ
การที่จะตัดสินใจว่าข้อมูลไหนเป็นข้อมูลปฐมภูมิหรือข้อมูลทุติยภูมินั้น มีหลักสังเกต คือ ถ้าเป็นข้อมูลปฐมภูมิจะต้องเป็นข้อมูลที่เขียนหรือผู้ประมินผลได้พบเหตุการณ์ต่างๆ ลงมือสำรวจศึกษาค้นคว้าหรือเป็นการแสดงความคิดเห็นเริ่มแรกด้วยตนเอง มิได้คัดลอกมาจากผู้อื่น แต่ถ้าเป็นข้อมูลที่ได้คัดลอกมาจากบุคคลอื่น แล้วนำมาเรียบเรียงใหม่ ถือว่าเป็นข้อมูลทุติยภูมิ
2.2 การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศประกอบด้วยขั้นตอนหลักในการทำงานหลายส่วน ซึ่งสามารถเป็นไปตามวัฏจักรการประมวลผลสารสนเทศ (information processing cycle) ดังนี้
2.2.1 การนำเข้าข้อมูล
ประกอบด้วยขั้นตอน การรวบรวม การตรวจสอบ และจัดเตรียมข้อมูลให้ถูกต้อง สมบูรณ์ และเหมาะสม การนำเข้าข้อมูลประกอบด้วย
1) การรวบรวมข้อมูล
การรวบรวมข้อมูลอาจเป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยใช้วิธีสังเกตหรือสอบถาม เช่น ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจำตัวของนักเรียน ใบฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของสินค้า
2) การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ หากมีข้อมูลความผิดพลาด จะทำให้ผลลัพธ์จากการประมวลผลผิดพลาดตามไปด้วย หากตรวจพบต้องทำการแก้ไข
3) การเตรียมข้อมูล
ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้น อาจมีหลากหลายรูปแบบที่แตกต่างกันไป ทำให้การนำไปประมวลผลอาจเกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรมีการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวกในการประมวลผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
หากใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล แต่ข้อมูลมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ทำให้คอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลได้ ดังนั้นเราจึงควรเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการประมวลผล
2.2.2 การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล คือ การดำเนินต่าง ๆ กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานมากยิ่งขึ้น
ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของฟอร์มหรือรายงานที่สะดวกต่อการนำไปใช้ หรืออยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึก เพื่อนำไปประมวลผลในอนาคตต่อไป ในบางครั้งเราจะพบว่ามีการใช้คำว่า การประมวลผลสารสนเทศ แทนคำว่า การประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีความหมายที่ไม่แตกต่างกัน
วิธีการประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยการทำงานลักษณะต่าง ๆ ดังนี้
1) การจัดกลุ่มหรือจำแนกประเภท
เป็นการจัดข้อมูลที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติคล้ายคลึงกัน ไว้กลุ่มเดียวกันเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการในการประมวลผล เช่น การจำแนกรายชื่อนักเรียนตามระดับชั้น การจำแนกรายการเบิก-จ่ายเงินฝนบัญชีธนาคารตามประเภทของการฝาก การจัดกลุ่มหรือจำแนกประเภทข้อมูลมีประโยชน์ในการจัดเก็บ ค้นหา หรือจัดส่งข้อมูลไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง
2) การเรียงลำดับ
เป็นการจัดเรียงข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษรตามลำดับที่ต้องการเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย การเรียงอาจเรียงจากมากไปหาน้อยหรือจากน้อยไปหามาก เช่น จัดเรียงเลขประจำตัวตามลำดับรายชื่อนักเรียน การจัดเรียงข้อมูลช่วยให้สามารถเรียกใช้หรือค้นหาข้อมูลทำได้ง่าย สะดวก และประหยัดเวลา
3)การคำนวณ
ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีคาวมจำเป็น ต้องมีการคำนวณข้อมูลที่ได้มาเพื่อหาผลลัพธ์แล้วนำมาใช้ตามความต้องการ เช่น คำนวณหาคะแนนเฉลี่ยจากคะแนนสอบกลางภาคของนักเรียนทั้งหมด
4) การค้นคืน
เป็นการเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะกลุ่มข้อมูลที่น่าสนใจ เช่น คะแนนสอบของนักเรียนที่มีเลขประจำตัว 42550 คะแนนเฉลี่ยนักเรียนที่เกิน 3.80
5) การรวบรวมข้อมูล
เป็นการรวบรวมข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดเข้าด้วยกันอย่างมีลำดับ เช่น ข้อมูลลูกค้าสาขาต่าง ๆ ของธนาคาร
6) การสรุป
เป็นการรวบรวมเฉพาะใจความสำคัญของข้อมูลในรูปแบบที่กะทัดรัดเพื่อให้สะดวกต่อการทำความเข้าใจหรือนำมาวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ เช่น สรุปจำนวนนักเรียนที่สอบผ่าน
ในการประมวลผลนั้น ถ้าข้อมูลมีจำนวนไม่มากและใช้ในงานขนาดเล็ก การประมวลผลก็สามารถทำด้วยมือได้ แต่ถ้าในงานขนาดใหญ่ มีข้อมูลมากขึ้น จะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นอุปกรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและช่วยในการประหยัดค่าใช้จ่าย
ที่มา : หนังสือเรียนรายวิชาพื้นฐาน เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1
